MEGA SQUARE SDN BHD

 

 

 

CONFLICT OF INTEREST POLICY 

MSSB-010 Rev.00.202305 

 
 
 
 
 

MEGA SQUARE SDN BHD  

CONFLICT OF INTEREST POLICY 

Document No. : MSSB-010 

Rev.00 

 

2

 

Conflict of Interest Policy 

1.  Introduction 

 
a)  This  Conflict-of-Interest  Policy  ("Policy")  outlines  the  expectations  and  obligations  of 

employees of Mega Square Sdn Bhd ("the Company") regarding the disclosure, management, 
and resolution of conflicts of interest. 

b)  The Policy is designed to ensure that employees act in the best interests of the Company and 

maintain the highest standards of integrity, transparency, and ethical conduct. 
 
 

2.  Definition of Conflict of Interest 

 
a)  A conflict of interest arises when an employee's personal interests, relationships, or activities 

may interfere, or reasonably appear to interfere, with the employee's objective and unbiased 
judgment when carrying out their duties for the Company. 

b)  Examples of conflicts of interest may include, but are not limited to: 

I. 

Financial  interests  in  other  organizations  that  may  compete  or  conflict  with  the 
Company's interests. 

II. 

Outside employment or business engagements that may affect an employee's ability 
to fulfill their responsibilities. 

III. 

Personal  relationships  that  may  influence  or  compromise  an  employee's  decision-
making. 

IV. 

Any other type of conflict which could impact the employee’s duty or judgement to 
act in the best interest of Mega Square. 
 
 

3.  Obligation to Disclose 

 
a)  Employees  have  an  ongoing  obligation  to  promptly  disclose  any  actual,  potential,  or 

perceived conflicts of interest that arise during the course of their employment. 

b)  Employees should disclose conflicts of interest even if they are uncertain about the nature or 

extent of the conflict. 

c)  Disclosure  should  be  made  by  completing  the  Company's  designated  Conflict  of  Interest 

Disclosure Form (a template is attached in Appendix A), available from the Human Resources 
department. 
 
 

4.  Review and Evaluation 

a)  The Company will review all disclosed conflicts of interest on a case-by-case basis. 
b)  The  P&A  Manager,  the  General  Manager  and  the  Managing  Director  will  assess  each 

disclosure,  considering  factors  such  as  the  nature  of  the  conflict,  potential  impact  on  the 
Company, and applicable laws and regulations. 

c)  The  assessment  will  determine  the  appropriate  course  of  action  to  mitigate,  manage,  or 

resolve the conflict of interest. 

 

 

MEGA SQUARE SDN BHD  

CONFLICT OF INTEREST POLICY 

Document No. : MSSB-010 

Rev.00 

 

3

 

 

5.  Mitigation and Resolution 

 
a)  Based on the assessment, the Company will take appropriate action to address the conflict of 

interest. This may include: 

I. 

Implementing safeguards or restrictions to minimize the impact of the conflict. 

II. 

Adjusting roles, responsibilities, or reporting lines to avoid conflicts. 

III. 

Requiring recusal from decision-making processes related to the conflict. 

IV. 

Terminating or modifying relationships that create conflicts. 

b)  The Company will communicate decisions and actions to the relevant employees involved in 

the conflict of interest. 
 
 

6.  Confidentiality and Protection 

 
a)  The Company will treat all information provided in the disclosure process with strict 

confidentiality, to the fullest extent permitted by law. 

b)  Employees who report conflicts of interest in good faith will be protected against retaliation. 

Any retaliation will be subject to disciplinary action. 

 

Mega Square Sdn Bhd reserves the right to take appropriate disciplinary action, up to and including 
termination, for violations of this Policy. 

 

 

 

 

MEGA SQUARE SDN BHD  

CONFLICT OF INTEREST POLICY 

Document No. : MSSB-010 

Rev.00 

 

4

 

Appendix A 

Conflict of Interest Disclosure Form 

Employee Information: 

Name: 

 

Employee No: 

 

Department/Position: 

 

Date: 

 

 

Nature of Conflict of Interest: 

Please briefly describe the conflict of interest, including any personal interests, relationships, or 
activities that may interfere with your ability to act in the best interest of the Company. 

__________________________________________________________________________________ 

__________________________________________________________________________________ 

Parties Involved: 

Please provide the names and roles of individuals or entities directly involved in the conflict of 
interest. 

__________________________________________________________________________________ 

__________________________________________________________________________________ 

Declaration and Certification: 

I declare that the information provided in this Conflict-of-Interest Disclosure Form is true and 
accurate to the best of my knowledge. I understand that it is my responsibility to promptly disclose 
any conflicts of interest that may arise during my employment. 

Employee's Name: 

 

Employee's Signature: 

 

Date: 

 

 

For office’s use: 

Decision: 

 
 

Actions Taken: 

 
 

Date: 

 
 

Authorised by: